Управление проектами – сложная задача. Она состоит из серии событий и действий, выполняемых определенным количеством людей за определенный отрезок времени. Основное внимание при этом нужно уделить распределению ресурсов. Сложные проекты требуют организации и планирования. Перед началом работы этим занимается менеджер проекта. Эта длительная процедура требует постоянных изменений. Чтобы преодолеть такого рода трудности, сегодня компании используют программное обеспечение для управления проектами. Во многих проектах большое значение имеет временной фактор, и для того чтобы следовать графику, компании используют программное обеспечение для управления временем.
Первый шаг успешного выполнения проекта – спланировать его должным образом. Планирование проекта – важная характеристика любого программного обеспечения для управления проектами. Эта характеристика имеет список заданий для исполнения с указанием, когда их нужно начать и когда закончить. Планировщик будет лежать в основе вашего проекта. При помощи планировщика вы сможете поручать задания тому, кому нужно, распределять ресурсы, контролировать процесс и, при необходимости, делать комментарии.
Желательно, чтобы программное обеспечение для управления проектами имело такую опцию, как составление графика, на котором виден статус проекта. Вы сможете увидеть, как продвигается работа на каждом участке, и предпринять меры по устранению проблем там, где они возникают.
Еще можно контролировать расходы. Это обязательный атрибут любого хорошего программного обеспечения для управления проектами. Информация по расходам вводится в систему по различным категориям: люди, оборудование, материалы, офисные расходы и т.п. Вы сможете отслеживать расходы в виде графика или отчета.
В любом проекте есть свои риски и изменения. Ваше программное обеспечение для управления проектами должно выделять эти участки, чтобы вы могли быстро реагировать. В большинстве пакетов программного обеспечения вы сможете создать отчет о проекте, чтобы предоставить его своим клиентам. Для составления отчета программа собирает разрозненную информацию и представляет ее в оформленном виде.
Крайне важно также управление временем, т.к. ни один проект не может длиться вечно, а невыполнение в срок может привести к ликвидации проекта. Одна из особенностей программного обеспечения для управления временем – список дел. Он позволяет выделить из общего времени проекта первоочередные задачи. Благодаря этой особенности, вы сможете сосредоточиться на срочных заданиях.
Другая особенность программного обеспечения при управлении временем – список важных встреч с указанием даты, времени встречи и времени вашего прихода на встречу. Вы сможете составлять план на неделю или даже на день, при желании. Ваше программное обеспечение должно уметь вносить изменения на последующих этапах.
Многие пакеты программного обеспечения для управления временем имеют возможность наряду с указанием времени выполняемых проектов указывать время до начала новых. Такое программное обеспечение позволит вам распределить время, ресурсы и людей для выполнения нового задания без ущерба уже существующему. ПО также отфильтровывает ненужную информацию, и представляет только необходимые данные. ПО для управления временем чаще всего является частью ПО для управления проектами. Но вы можете заказать и абсолютно независимое программное обеспечение для управления временем проекта.